Alle predigen „Arbeitseffizienz“ – was bedeutet: Mehr Entlassungen. Hier ist eine bessere Lösung

Wenn hochrangige Politiker und Politikerinnen aus Wirtschaft und Politik Effizienzsteigerungen versprechen, könnte man automatisch annehmen, dass Effizienzsteigerungen mit Stellenabbau einhergehen. Doch das ist selten der Fall.

Pauschale Entlassungen sind an sich kein Garant für mehr Effizienz. Im Gegenteil: Sie können zum Verlust von Leistungsträgern oder wichtigen Talenten führen.

Dennoch ist Effizienz derzeit im Trend – und das aus gutem Grund. Unternehmen werden durch neue Technologien, veränderte Zölle, sinkende Produktivität und Inflation stark belastet. In diesen unsicheren Zeiten ist es oft überlebenswichtig, mehr aus den Mitarbeitern herauszuholen.

Effizienz ist im Kern ein differenziertes, aber absolut entscheidendes Konzept. Zu viele Unternehmen verstehen und messen sie nicht. Um mit weniger mehr zu erreichen, müssen wir anders denken und Daten anders nutzen – mit ein wenig Unterstützung durch KI .

So können Unternehmen Daten nutzen, um die Effizienz ihrer Belegschaft auf die richtige Weise zu steigern.

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Bevor ein Unternehmen im Namen der Effizienz etwas unternimmt, sollte es das Gesamtbild betrachten. Die Schlüsselfrage: Welches Problem versuchen Sie zu lösen?

Schließlich bedeutet Effizienz für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Dinge. Ein Möbelhersteller hat möglicherweise das Ziel, so viele Stühle wie möglich zu produzieren, während ein anderer sich auf Qualität statt Quantität konzentriert.

Doch allzu oft ist Kostensenkung das eigentliche Ziel von Effizienzmaßnahmen. Die Entlassung von 10 % der Mitarbeiter mag zwar kurzfristig Einsparungen bringen, doch auf lange Sicht ist es äußerst schwierig, durch Einsparungen bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die Neubesetzung von vielversprechenden Talenten kann ein Unternehmen bis zum Dreifachen des Gehalts des ausscheidenden Mitarbeiters kosten. Berücksichtigt man die Gesamtkosten für Rekrutierung, Schulung, Einarbeitungszeit und Produktivitätsverlust, erweist sich planloser Personalabbau oft als der am wenigsten effektive Weg.

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2. Verstehen Sie, welche Menschen und Ressourcen Sie tatsächlich haben

Selbst nach über zehn Jahren im Bereich People Analytics bin ich immer noch überrascht, wie viele Unternehmen über ihre eigene Belegschaft im Unklaren sind. Viele große Unternehmen haben schon Schwierigkeiten, die genaue Zahl ihrer festangestellten und befristet Beschäftigten in den verschiedenen Geschäftsbereichen zu ermitteln.

Gleichzeitig definieren Unternehmen ihre Mitarbeiter weiterhin anhand starrer Rollen, anstatt sie nach ihren Fähigkeiten zu definieren. Die Berufsbezeichnung eines Mitarbeiters könnte beispielsweise „Kundenbetreuer“ lauten, doch zu seinen grundlegenden Fähigkeiten gehören Produktkenntnisse, soziale Kompetenz, technisches Know-how usw.

In einer Zeit, in der Technologie Arbeitsplätze über Nacht verändert, nutzen intelligente Unternehmen zunehmend KI, um die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen und sie neuen und sich entwickelnden Rollen zuzuordnen. Anstatt beispielsweise einen Kundendienstmitarbeiter zu entlassen, qualifizieren sie die Talente um und versetzen sie in den Vertrieb oder die Geschäftsentwicklung.

Dieser Ansatz zahlt sich deutlich aus. Neben der doppelt so hohen Wahrscheinlichkeit , Talente effektiv einzusetzen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass kompetenzbasierte Unternehmen ihre Prozesse optimieren und so die Effizienz maximieren, um etwa 50 % höher.

3. Menschen mit Geschäftsergebnissen verbinden

Es gibt vielleicht keinen wichtigeren und oft übersehenen Weg zur Verbesserung der Effizienz als diesen: Menschen und Geschäftsdaten zusammenzubringen.

Personaldaten sind alle Informationen über die Tätigkeiten der Mitarbeiter, wie beispielsweise ihre Leistung und ihr Beitrag. Geschäftsdaten geben Aufschluss über ihre Arbeitsweise – Kennzahlen wie Umsatzzahlen, Kundenzufriedenheit und Rentabilität.

In vielen Unternehmen bleiben diese Informationen isoliert . Die Personalabteilung ist mit den Personaldaten betraut, während die Finanzabteilung, die Betriebsabteilung sowie Vertrieb und Marketing die Geschäftsdaten horten. Erst wenn ein Unternehmen diese Silos aufbricht und Personal- und Arbeitsdaten kombiniert, entsteht ein realistisches Bild seiner Mitarbeiter.

Hier ein Beispiel aus der Praxis des Luxusjuweliers Cartier. Für seine Hunderte von Filialen weltweit integrierte das Unternehmen Personaldaten und Kassendaten. So konnte das Unternehmen erkennen, welche Standorte besser abschnitten als andere und die Schulungshistorie jedes Filialleiters einsehen. Da Cartier wusste, welche Verkaufsschulungen die besten Ergebnisse erzielten, konnte es diese gezielt einsetzen und so die Effizienz steigern.

Im Vergleich zu ihren durchschnittlichen Kollegen sind Leistungsträger um 400 % produktiver . Bei Managern, Softwareentwicklern und anderen komplexen Positionen steigt dieser Wert sogar auf 800 %. Indem ein Unternehmen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit für die richtige Aufgabe einsetzt, kann es Massenentlassungen vermeiden, die letztlich genau die falschen Mitarbeiter entlassen könnten.

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4. Demokratisieren Sie den Zugang zu Daten und Erkenntnissen

Es ist schwierig, wenn nicht gar unmöglich, die Effizienz zu steigern, wenn man blind agiert. Um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, müssen Personal- und Leistungsdaten zugänglich sein – nicht nur für Vizepräsidenten, sondern auch für die Führungskräfte an der Front, die wichtige Einstellungsentscheidungen treffen.

Hier scheitern viele Unternehmen kläglich. Bisher wurden Personaldaten entweder streng geheim gehalten oder in Tabellenkalkulationen und über mehrere Systeme verstreut. Selbst bei grundlegenden Fragen musste man wochen- oder sogar monatelang warten, bis Analysten die Zahlen ausgewertet hatten. Manager mussten sich bei zeitkritischen Talentgesprächen auf ihre Intuition verlassen.

Um bessere Entscheidungen zu treffen, müssen Mitarbeiterdaten demokratisiert und gleichzeitig Datenschutz und Sicherheit gewahrt werden. Genau hier erweist sich KI als Segen. Möchten Sie wissen, wer Ihre Leistungsträger nach Standort sind? Welche Manager sind am effektivsten? Wie steht das Mitarbeiterengagement im Vergleich zu Branchenbenchmarks?

Neue KI-Tools verknüpfen Daten aus unterschiedlichen Systemen und gewinnen in Sekundenschnelle Erkenntnisse. Fachjargon und Tabellenkalkulationen werden durch Erklärungen in einfachem Englisch ersetzt. Und ähnlich wie ein menschlicher Analyst unterbreiten die besten Tools fundierte Vorschläge zu den nächsten Schritten mit der größten Wirkung.

5. Ergebnisse überprüfen und in Echtzeit anpassen

Effizienz ist keine einmalige Übung. In einer Zeit, in der Unternehmen mit sich schnell ändernden Geschäftsbedingungen zu kämpfen haben (Zölle? Keine Zölle? Ich kann es genauso gut erraten), kann die Personalplanung nicht einfach ein jährliches Ereignis sein.

Der bessere Ansatz besteht hier darin, kontinuierlich zu ermitteln, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen benötigt, um das Wachstum zu unterstützen, die Rentabilität sicherzustellen und Ziele zu erreichen.

Neue dynamische Analysetools unterstützen Unternehmen dabei. Durch den Abgleich der Personalplanung mit der tatsächlichen Situation vor Ort können Management Anpassungen in Echtzeit vornehmen und so stets aktuelle Prognosen erstellen. Diese Tools helfen außerdem, Personal- und Finanzabteilungen auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, indem sie geplante, prognostizierte und tatsächliche Personalkosten überprüfen und bei Bedarf Kurskorrekturen vornehmen.

Ein weiteres Beispiel aus der Praxis : Providence Healthcare untersuchte kürzlich die Fluktuation in Schlüsselpositionen. Anhand von Daten aus der Vergangenheit konnte das Unternehmen Prognosen für eine Mitarbeitergruppe erstellen, bei der das Unternehmen durch eine höhere Vergütung mindestens die Gewinnschwelle erreichen und in einigen Fällen sogar Kosten sparen würde.

Durch die Verwendung der geschätzten Fluktuationskosten und die Berechnung der Kosten für die Gehaltsanpassung in den Zielgruppen sparte Providence schätzungsweise 6 Millionen US-Dollar pro Jahr.

Diese Ergebnisse sind auch nicht ungewöhnlich. Ein dynamischerer Ansatz bei der Personalplanung zahlt sich aus. Einer Studie zufolge steigerten Unternehmen mit einer soliden Personalplanung ihre Produktivität innerhalb von zwei Jahren um bis zu 25 %.

Für Unternehmen ist die Verbesserung der Mitarbeitereffizienz im heutigen unvorhersehbaren Geschäftsklima eine hohe Priorität. Doch einfache Personalkürzungen können mehr Probleme schaffen als lösen. Ein datenbasierter Ansatz, unterstützt durch KI, ist ein sicherer Weg zu Effizienzsteigerungen.